WhatsApp একটি ব্যক্তিগত মাধ্যম, তাই বিজ্ঞাপনের মতো শোনানো মেসেজ কেউ পাত্তা দেয় না। এই AI WhatsApp মেসেজ জেনারেটর একটি ছোট ব্রিফ থেকে সর্বোচ্চ তিনটি ড্রাফট তৈরি করে: নতুন কাস্টমারের জন্য স্বাগত মেসেজ, অ্যাওয়ে মেসেজ, অর্ডার বা বুকিংয়ের আপডেট, ফলো-আপ, কিংবা কোনো গ্রুপের জন্য বন্ধুত্বপূর্ণ বার্তা। কাকে লিখছেন এবং তার কাছ থেকে কী চান তা লিখুন, চাইলে টোন ও দৈর্ঘ্য বেছে নিন, তারপর মানানসই ভার্সনটি কপি করুন। এটি ফ্রিতে ব্যবহার করে দেখা যায়: Creator বা তার উপরের প্ল্যানে সাইন ইন করুন, অথবা Creator ট্রায়াল শুরু করুন, আর প্রতিবার জেনারেট করলে আপনার প্ল্যানের ক্যাপশন ক্রেডিট ব্যবহার হয়।
চারটি WhatsApp Business মেসেজ এবং প্রতিটির যা লাগে
WhatsApp-এ ব্যবসার বেশির ভাগ কথোপকথনে চারটি মেসেজের একটি থাকে।
অ্যাওয়ে মেসেজ: আপনার কাজের সময়ের বাইরে কেউ লিখলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যায়। কখন উত্তর দেবেন তা জানান এবং জরুরি কিছুর জন্য অন্য একটি পথ দিন, যেমন ইমেইল ঠিকানা বা ফোন নম্বর।
গ্রিটিং মেসেজ: নতুন কাস্টমার প্রথম যে উত্তর দেখেন। তাঁকে স্বাগত জানান, সুর ঠিক করে দিন এবং এমন একটি প্রশ্ন করুন যা চ্যাটটি সঠিক জায়গায় পাঠাতে সাহায্য করে, যেমন তাঁর দরকারি সেবা বা অর্ডার নম্বর।
ব্রডকাস্ট বা আপডেট: যাঁরা আপনার কাছ থেকে শুনতে রাজি হয়েছেন, এমন অনেক মানুষকে একটি মেসেজ। শুধু বিক্রির প্রস্তাব না দিয়ে কাজের কিছু দিন, যেমন অর্ডারের স্ট্যাটাস, আবার স্টকে আসা বা শিডিউল বদল।
কাস্টমার সার্ভিসের উত্তর: নির্দিষ্ট একটি প্রশ্নের জবাব। আগে সমাধান বা পরবর্তী ধাপ বলুন, তারপর প্রেক্ষাপট ও স্পষ্ট একটি সময়সীমা যোগ করুন।
WhatsApp Business অ্যাপের বিজনেস টুলে গ্রিটিং ও অ্যাওয়ে মেসেজ সেট করে নিলে সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো যায়। ব্রিফে বলুন আপনার কোন মেসেজটি দরকার, তারপর বেছে নেওয়া ড্রাফটটি সেখানে পেস্ট করুন।
কাস্টমারদের মেসেজ করার আগে WhatsApp-এর যেসব নিয়ম জানা দরকার
ব্যবসায়িক মেসেজিং নিয়ে WhatsApp কড়া, আর নিয়মগুলোই ঠিক করে দেয় আপনি কী লিখবেন।
আগে অপ্ট-ইন নিন। WhatsApp-এর বিজনেস পলিসি অনুযায়ী মেসেজ করার আগে মানুষকে আপনার কাছ থেকে শুনতে রাজি হতে হয়। কেনা বা স্ক্র্যাপ করা নম্বরে মেসেজ করলে সেই নিয়ম ভাঙে এবং অ্যাকাউন্ট রিপোর্ট ও সীমাবদ্ধ হয়।
24 ঘণ্টার উইন্ডো মাথায় রাখুন। WhatsApp Business Platform-এ (যে API বড় টিম ও মেসেজিং প্রোভাইডাররা ব্যবহার করেন), কাস্টমারের শেষ মেসেজের পর 24 ঘণ্টা পর্যন্ত আপনি স্বচ্ছন্দে উত্তর দিতে পারেন। সেই উইন্ডোর বাইরে লাগে Meta-র অনুমোদিত একটি মেসেজ টেমপ্লেট, আর টেমপ্লেট রিভিউ হয় ক্যাটাগরি ধরে, যেমন মার্কেটিং বা ইউটিলিটি।
উত্তর পাওয়ার যোগ্য হোন। WhatsApp এমন মেসেজের ওপর মাসিক সীমা পরীক্ষা করে দেখছে যেগুলোর কোনো সাড়া মেলে না, আর যেসব অ্যাকাউন্ট প্রায়ই ব্লক বা রিপোর্ট হয় সেগুলো সীমাবদ্ধ বা নিষিদ্ধ হতে পারে। মানুষ উত্তর দিতে চায় এমন মেসেজ লিখুন।
এই পেজ শুধু লেখাটুকু তৈরি করে। মেসেজ পাঠানো এবং অনুমোদনের জন্য টেমপ্লেট জমা দেওয়া হয় WhatsApp-এ বা আপনার মেসেজিং প্রোভাইডারের মাধ্যমে। Creator বা তার উপরের প্ল্যানে আপনি Social media studio-র সঙ্গে একটি WhatsApp Business অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করলে এর ইউনিফাইড ইনবক্স থেকে চ্যাটের উত্তর দিতে এবং অনুমোদিত মেসেজ টেমপ্লেট পাঠাতে পারবেন।
কীসে WhatsApp মেসেজ কাজ করে
WhatsApp-এ পরিবার ও বন্ধুদের মেসেজের পাশেই আপনার মেসেজ আসে, তাই ব্র্যান্ডের মতো না শুনিয়ে মানুষের মতো শোনায় এমন ব্যবসায়িক মেসেজই ভালো করে।
এক মানুষ আরেক মানুষকে যেভাবে লেখে, সেভাবে লিখুন। ছোট বাক্য, সহজ শব্দ এবং নাম জানা থাকলে কাস্টমারের নাম ব্যবহার করুন। B2B মেসেজও সহকর্মীর নোটের মতো পড়া উচিত।
মূল কথা আগে বলুন। শুরুর শব্দগুলো নোটিফিকেশনে দেখা যায়, তাই কেন লিখছেন তা দিয়ে শুরু করুন: অর্ডার পাঠানো হয়েছে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট আগামীকাল, জিনিসটি আবার এসেছে।
পরবর্তী ধাপ সহজ করুন। একটি স্পষ্ট প্রশ্ন করুন বা একটি কাজ দিন, যেমন অর্ডার নম্বর দিয়ে উত্তর দেওয়া বা একটি সময় বেছে নেওয়া। আপনার সেটআপে রিপ্লাই বাটন থাকলে প্রতিটি লেবেল ছোট ও নির্দিষ্ট রাখুন।
ফরম্যাটিং কম ব্যবহার করুন। WhatsApp তারকাচিহ্নে ঘেরা লেখাকে বোল্ড এবং আন্ডারস্কোরে ঘেরা লেখাকে ইটালিক করে, যা তারিখ বা দাম আলাদা করে দেখাতে সাহায্য করে। একটি-দুটি ইমোজি উষ্ণতা আনতে পারে; সারি ধরে ইমোজি স্প্যামের মতো দেখায়।
জেনারেটরকে যেভাবে ব্রিফ করবেন
ব্রিফই একমাত্র ইনপুট, তাই তথ্যগুলো এতেই রাখুন। কাজের ব্রিফে চারটি বিষয় থাকে: মেসেজটি কার জন্য (নতুন লিড, পুরোনো কাস্টমার, আপনার স্বেচ্ছাসেবী দল), কেন লিখছেন (বুকিং নিশ্চিত করা, দেরি, রিমাইন্ডার), যেসব খুঁটিনাটি নির্ভুল হতেই হবে (তারিখ, দাম, অর্ডার নম্বর, লিংক), এবং আপনি যে কাজটি চান।
যেমন: ‘একটি ডেন্টাল ক্লিনিকের অ্যাওয়ে মেসেজ। খোলা থাকে সোমবার থেকে শনিবার, 9টা থেকে 6টা। আমরা পরদিন সকালে উত্তর দিই। জরুরি প্রয়োজনে ক্লিনিকের নম্বরে কল করুন।’ তারপর ঐচ্ছিক সেটিংস খুলে বন্ধুত্বপূর্ণ বা পেশাদারের মতো একটি টোন বেছে নিন।
দৈর্ঘ্য একই প্যানেলে আছে। ছোট মানায় রিমাইন্ডার ও অ্যাওয়ে মেসেজে, মাঝারি বেশির ভাগ কাস্টমার রিপ্লাইয়ে, আর দীর্ঘ কাজে আসে বিস্তারিত আপডেটে। প্রতি অনুরোধে সর্বোচ্চ তিনটি ড্রাফট পাবেন, তাই সবচেয়ে কাছেরটি বেছে নিন এবং পাঠানোর আগে প্রতিটি তথ্য যাচাই করুন।